איזו משימה מעבירים לבוט קודם
בכל עסק יש עשרות משימות שאפשר להעביר לבוט, וההתלהבות מובילה לבחור את המרשימה ביותר. הבוט הראשון צריך להיות דווקא המשעממת ביותר: זו שחוזרת, שכללים שלה כתובים, ושאפשר לספור. כי מה שלא נספר, אי אפשר לשפוט.
איך מזהים משימה מתאימה לבוט?
משימה מתאימה לבוט ראשון כשהיא עומדת בארבעה מבחנים: היא חוזרת על עצמה, יש לה כללים כתובים, טעות בה אפשר לתקן, וקל למדוד אותה לפני ואחרי. משימה שלא עומדת במבחנים מתאימה לצ'אט או לאדם. את ההבחנה מלמד קורס גרוק בוט בפרק על הגדרת עובד.
בקורס זה נקרא "משימה טובה", ובחירה נכונה שלה חוסכת רוב הכישלונות. מנהלים רבים בוחרים משימה בגלל שהיא כואבת, ולא בגלל שהיא מתאימה. כאב הוא סיבה טובה להתחיל, אבל לא תנאי מספיק.
דוגמה: מנהל תפעול בחברת הובלות שוקל להעביר לבוט את תיאום הלו"ז עם הלקוחות. המשימה חוזרת, אבל כל תיאום תלוי בנסיבות, ולכן היא נכשלת במבחן הכללים. את אישורי המסירה, לעומת זאת, אפשר לנסח לפי תבנית קבועה. הוא מתחיל מהשנייה, ומשאיר את הראשונה לשלב מאוחר יותר.
מה ארבעת המבחנים?
- תדירות: האם המשימה חוזרת לפחות כמה פעמים בשבוע? משימה שמתבצעת פעם בחצי שנה לא תיתן נתונים בניסוי של חודש.
- כללים כתובים: האם אפשר להסביר לעובד חדש בעמוד אחד איך מבצעים אותה? אם כן, אפשר לכתוב לבוט כתב מינוי.
- הפיכות: האם טעות קטנה ניתנת לתיקון? אם לא, חובה שער אישור.
- מדידות: האם אפשר לספור כמה זמן היא לוקחת היום? בלי מדידה, אין החזר להחליט עליו.
משימה שעוברת שלושה מתוך ארבעה היא מועמדת טובה. משימה שנכשלת במדידות עדיין שווה לנסות, אבל תצטרכו להתחיל מהמדידה.
תוכנית ל־30 יום לפני שמוציאים שקל נוסף
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, כולל ROI ותוכנית 30 יום, מונה עלות ותקרה. 297 ש״ח ועוד מע״מ, תשלום חד פעמי.
אילו משימות מתאימות לפי תפקיד?
| תפקיד | משימה מועמדת | הערה |
|---|---|---|
| מנהלת משרד של רואה חשבון | מיון תיבת מייל וטיוטות תשובה | עם שער אישור לפני שליחה |
| איש מכירות | הצעות מחיר מתוך מחירון | כללים כתובים, קל למדוד זמן |
| מנהל שירות | מענה מתוך מאגר ידע | מתאים כשהתשובות כבר כתובות |
| מנהל כספים | תזכורות גבייה | לאשר כל תזכורת בשלב הניסוי |
| מנהל תפעול | סיכומי פגישות | טעות בסיכום ניתנת לתיקון |
כל המשימות האלה מופיעות בין פרקי הקורס, בצד מכירות, תפעול והנהלה. ההבדל כאן הוא לא בבחירה של הנושא אלא בדרך שבה בוחרים: לפי מבחנים, לא לפי תחושה.
מתי לא מתחילים בבוט?
יש מקרים שבהם התשובה היא לא להתחיל. אם המשימה דורשת שיקול דעת בכל פעם, אם הכללים משתנים כל שבוע, או אם טעות אחת פוגעת בלקוח בלי דרך לתקן, עדיף להשאיר אותה אצל אדם ולבחור משימה אחרת. ההבחנה הזו מונעת גם את הכישלון הנפוץ ביותר: בוט ראשון שמקבל משימה שגדולה עליו, ושמשכנע את הצוות שהכלי לא עובד.
אחרי שבחרתם, עברו אל תוכנית 30 הימים. ולמי שמתלבט בין בוט לבין גיוס אדם למשימה, המדריך על בוט מול עובד מסדר את השיקולים. ושלושת השיעורים החינמיים מראים משימה ראשונה בהדגמה.
שאלות נפוצות
מה אם יש לי כמה משימות שעוברות את המבחנים?
A: בוחרים את זו שהכי קל למדוד, גם אם היא לא הגדולה ביותר. הניסוי הראשון נועד ללמוד, ולא למקסם.
אפשר להתחיל בשתי משימות במקביל?
A: אפשר, אבל זה מקשה על המדידה ועל האבחון. אם משהו לא עובד, לא תדעו על איזו משימה להסתכל. הקורס מציג מקרה של עסק שמריץ 5 בוטים, אך לאחר שהבוט הראשון כבר יציב.
האם משימה שיוצרת הכנסה עדיפה על משימה שחוסכת זמן?
A: היא יכולה להיות חשובה יותר, אבל קשה יותר למדוד. לכן לניסוי הראשון בדרך כלל עדיף חיסכון בזמן, ואת ההשפעה על הכנסות בוחנים אחר כך.
מי מחליט איזו משימה נבחרת?
A: מי שמכיר את המשימה בפועל, בדרך כלל העובד שמבצע אותה, בשיתוף מי שאחראי על התקציב. הנהלה שבוחרת לבדה מפספסת פרטים.
שלושה שיעורים בחינם לפני שמחליטים
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, כולל ROI ותוכנית 30 יום, מונה עלות ותקרה. 297 ש״ח ועוד מע״מ, תשלום חד פעמי.